同济大学外国语学院

同济外语内〔2019〕7号

关于印发《外国语学院行政工作人员管理条例》修订版的通知

各单位：

经2019年5月21日学院党政联席会议同意，现将《外国语学院行政工作人员管理条例》予以印发，请遵照执行。

附件:外国语学院行政工作人员管理条例

外国语学院院长    

二〇一九年五月三十日    

外国语学院行政工作人员管理条例

（2014年9月22日外国语学院党政联席扩大会议通过）

（2019年5月21日外国语学院党政联席会议审议通过修订）

第一章  总则

第一条 目的

根据我校有关规章制度，结合我院行政工作的特点与形势，为进一步严明校纪校规，保证学院教学、科研、管理等各项工作的顺利进行，增强院行政工作人员的集体协作意识、责任意识、纪律意识、规范意识、服务意识和创新意识，提高工作效率和质量，特制定本条例。

第二条 适用范围

本条例适用于外国语学院办公室全体行政工作人员。

第三条 基本原则

根据行政工作特点，遵循行政工作规律，运用创新思维和科学管理策略进行深入研究、精心计划、严密组织、积极落实、保证质量。

院行政人员应分工合作、上传下达，积极反馈，不断总结，增强能力，拓展发展空间，提高工作愉悦度。

第二章 岗位与职能

第四条 办公室主任

办公室主任负责办公室全面工作，在院领导的指导下开展工作。主要包括：协助院领导抓好行政事务管理、确保各项规章制度的落实执行;制定工作计划，提出工作方向和目标;与学校各职能部门及各院系的联系和联络;负责安全保卫、用房管理等;对本部门新出现的各类情况及突发事件进行处理、协助学院调整人员安排、协助人员培养和发展。

第五条 办公室副主任

办公室副主任在学院分管领导和办公室主任的双重指导下开展工作。主要在具体分工承担的职责方面负责制定工作计划，提出工作方向和目标；安排、组织、督促、落实各项工作并反馈各方面情况。具体包括：学院财务工作、节假日值班安排工作、负责学院印章管理、提供各项后勤保障、退休教职工管理工作、学院工会工作。

第六条 科室负责人

科室负责人主要在院分管领导和办公室正副主任的指导下开展工作。主要在本科室工作方面负责制定工作计划，提出工作方向和目标；负责提出和落实本科室的业务学习；具体安排、组织、督促、落实各项工作；反馈各方面情况。

第七条 工作人员

工作人员主要在院分管领导和科室负责人的指导下开展工作。在责任分工范围之内履行管理职责，积极、主动完成各项任务，及时反馈各方面情况。

第三章 议事规程

第八条 原则与宗旨

为促进院行政管理工作科学化、民主化、规范化，提高议事决策的效率与质量，本着民主集中制的原则和公开、公平、公正的精神，根据具体情况，召开合适会议。

第九条 临时会议

主要在发生突发事件、紧急情况，或仅涉及个别科室及人员的情况下，由办公室主任或其委托人主持召开。

第十条 科室负责人会议

主要在应对急、难、险、重任务，涉及所有科室任务时，或日常研讨、学习、交流时，由办公室主任或其委托人主持召开。

第十一条 全体会议

主要在涉及全体行政工作人员、三重一大、培训学习等情况下，由办公室主任或其委托人主持召开。

第四章 工作制度

第十二条 请示汇报制度

1、重要事项事前请示，事后汇报。

2、日常事项定期汇报。

3、突发事件和新情况及时报告。

4、实行逐级汇报制度和主管负责制度。

5、严禁自行其是。

第十三条 信息报送制度

1、行政信息指学院内外各种渠道来往的文件、通知、材料、讯息等各类信息。

2、紧急信息即时报送；重要信息当日报送；一般信息两个工作日内报送。

3、严禁遗漏、拖延、扣留现象。

4、严禁未经请示批准擅自处理重要和敏感信息及散布消息。

第十四条 考勤制度

1、遵守统一规定的作息时间，按时上下班，不迟到、不早退。

2、各科室考勤工作由分管人事的领导主管，同时由院办和各科室负责人兼管考勤工作，及时做好教职工考勤统计、登记。

3、科室负责人每月1日提报上月科室考勤情况至院办，如遇双休日或节假日，则提交考勤表时间顺延为假期结束后工作日第一天。

第十五条 请假制度

1、严格执行请假制度。请假须填写《外国语学院行政工作人员请假审批单》，按审批权限经有关负责人同意方可。请假申请表提交院办进行备案。

2、外出办事须向有关负责人说明，不得擅离岗位。

3、如有突发情况应及时电话请假，并在事后及时补办请假手续。

4、休假前应安排好各项本职工作或做好工作交接。

5、请假七天以下（含七天）的，由所在部门领导审批。具体如下：

请假半天由科室负责人审批,交院办备案；

请假一天（含一天）由院办主任审批,院办备案；

请假一天以上两天以内（含两天）由分管领导审批,交院办备案；

请假两天以上、七天以内的由学院领导审批,交院办备案；

请假七天以上的，经学院同意后，报学校人事处审批、备案。因公出国（境）应按学校因公出国（境）管理办法办理报批手续。

6、事假、病假、产育假、婚丧假、探亲假等请假的批准权限、请假程序按《同济大学教职工考勤和请假制度的暂行规定》执行。

7、请病假须向所在部门提交就诊医院开出的病假诊断书，在得到认可后方可休假。病假第七个月起为长病假，凡休长病假的经所在部门认可后，应将相关材料报人事处劳资科备案。长病假要求恢复工作者，须提供就诊医院签发的复工证明书，经本部门认可，报人事处审批后，方可复工。

8、请假期间工资待遇按《同济大学教职工考勤和请假制度的暂行规定》执行。旷工按《同济大学教职工考勤和请假制度的暂行规定》执行。

9、请假期间的津贴发放按以下规定执行：

当月事假/病假累计五天以上（含五天）、十天以下（不含十天）的，扣发当月本人工作量津贴和奖励性绩效津贴50%。

当月事假/病假累计十天以上（含十天），扣发当月本人工作量津贴和奖励性绩效津贴。如当月津贴和绩效已发放，则在次月予以补扣。

第十六条 基本工作原则与规定

1、积极有效地完成分管的工作。

2、积极有效地完成合作的工作。

3、积极有效地完成有关领导临时交办的工作。

4、接待师生要和气、有耐心，并积极协助解决问题。

5、支持、尊重领导与同事，学习其长处，多与之沟通。

6、跟踪、反馈工作效果，不断总结，创新工作方法。

7、积极研究业务，学习新知识和技能，不断自我充实与提高。

第五章 考核与奖惩

第十七条 考核

1、科室负责人按月提交科室考勤情况，学院办公室对年度出勤情况进行统计。

2、工作对象、分管领导和主要领导对行政人员的工作状态进行考核。

3、工作日考勤、请假时长和工作状态计入年度考核, 并作为工作量津贴和奖励性绩效津贴的发放依据。

第十八条 奖惩规定

1、全勤人员（含各类行政会议、业务学习等）在年终奖励性绩效中给予全勤奖。

2、较好完成岗位职责者，享受全额或超额奖励性绩效。

3、为学院行政工作做出突出贡献者，将在各类评比予以优先推荐。

4、违反工作规定或者造成工作事故的，遵照同济人〔2017〕76号《同济大学教职员工处分暂行规定》和《同济大学教职员工处分暂行规定实施细则》执行。

第六章 附则

第十九条 本条例由外国语学院办公室负责解释，自公布之日起执行。

附件1

外国语学院行政工作人员请假审批单

备注: 1. 病假须提供就诊医院开出的病假诊断书；

2.请假半天由科室负责人审批,交院办备案；

3.请假一天（含一天）由院办主任审批,院办备案；

4.请假一天以上两天以内（含两天）由分管领导审批,交院办备案；

5.请假两天以上、七天以内的由学院领导审批,交院办备案；

附件2

20年月外国语学院科室考勤情况记录

科室名称：

科室负责人签名：               年    月    日